Agent des archives (H/F)

Rejoignez le Centre Hospitalier de Cannes – Simone Veil, membre du Groupement Hospitalier de Territoire des Alpes Maritimes !
L’hôpital, stratégiquement situé au cœur de la ville profite d’une excellente accessibilité grâce aux transports en commun. À seulement quelques minutes du centre-ville et à proximité des écoles et collèges, il est également facilement desservi par l’autoroute. Le CH-SV est un établissement de santé moderne, regroupant 1 800 agents et 250 médecins, reconnu pour son expertise médicale, son engagement constant en faveur de la qualité des soins et la richesse de son environnement de travail collaboratif.

Pourquoi rejoindre l’Hôpital de Cannes Simone Veil ?

• Un cadre de travail agréable : Implanté dans un environnement exceptionnel, avec une vue imprenable sur la mer Méditerranée, l’hôpital est situé en ville à 5 min du littoral et à 1h des pistes de ski afin d’offrir un cadre de travail propice à l’épanouissement personnel et professionnel.
• Une équipe dynamique et humaine : Nous mettons un point d’honneur à créer une atmosphère bienveillante et solidaire au sein de nos équipes. Vous ferez partie d’un réseau de professionnels engagés, animés par la même volonté de fournir des soins de haute qualité.
• Des projets innovants : En constante évolution, l’Hôpital de Cannes Simone Veil participe à des projets de recherche et d’innovation qui contribuent à la modernisation des soins. Vous aurez l’opportunité de vous investir dans des initiatives novatrices et d’accompagner l’hôpital dans ses projets futurs.
• Un établissement moderne : L’hôpital bénéficie d’équipements médicaux à la pointe de la technologie, permettant d’offrir des soins de qualité dans des conditions optimales.

Définition :
Collecter, classer, conserver, rechercher et communiquer les documents archivés aux demandeurs en appliquant des procédures, protocoles, consignes spécifiques à l’archivage médical et administratif des établissements de santé.

Pré requis (diplôme ou expérience) :
Connaissance de l’outil informatique/utilisation de logiciels métiers, connaissance en culture générale et règlementation des archives, aptitude physique au poste par la médecine du travail.

Mission et objectif généraux du service : assurer le classement et la bonne conservation des documents selon les délais légaux. Communiquer dans les meilleurs délais les dossiers médicaux aux services. Etablir des statistiques de fonctionnement et de traçabilité. Gérer l’identité permanente du patient de l’Etablissement en affectant un identifiant unique pour son dossier (IPP).

Localisation : niveau 0 et niveau – 2

Horaires de travail : du lundi au vendredi de 8 h à 16 h, avec une coupure repas d’une demi-heure – 35 heures hebdomadaires

Contraintes (astreintes, …) : 3 agents s’autoremplacent lors de leurs périodes de congés annuels.

Contraintes physiques : l’aptitude au poste par la médecine du travail est un préalable.

ACTIVITES SPECIFIQUES DU POSTE

-Gestion des créations de dossiers pour les patients venus pour la première fois en hospitalisation ou en consultation au CHC et création des pochettes archives dans les meilleurs délais (à J+1 dans la semaine, création le lundi pour les premières fois du vendredi au dimanche.
– Gestion des recherches de dossiers pour les patients déjà connus au CHC, avec livraison dès le lendemain de l’hospitalisation (du lundi au jeudi) et dès le lundi pour les entrées du vendredi au dimanche)
-Gestion des demandes de dossiers faites par les secrétariats dans le cadre de Dx Planning ou autres demandes, dans la journée, ou dès le lendemain de la demande. Recherche des dossiers pour livraison, secteur par secteur. Livraison secteur par secteur. Gestion des retours d’hospitalisation ou de consultations sur Gesmédic. Mise en rayonnage au retour secteur par secteur également.
-Traçabilité rigoureuse des dossiers en entrées/sorties des archives.
-Gestion des demandes urgentes : pas de déplacement d’agent en dehors des livraisons, ce sont les secrétaires médicales des services qui viennent chercher le dossier demandé.
– Réfection systématique des pochettes abîmées
-Dédoublement systématique des pochettes des dossiers trop volumineux
-Livraisons et ramassages quotidiens
-Ramassage des pochettes kraft dans les services, vérifications et créations de celles-ci avant classement
-Ramassages supplémentaires selon les besoins des services
-Numérisation des dossiers médicaux
– Vigilance relative à la bonne conservation des dossiers et signalement de tout problème de dysfonctionnement (fuites d’eau, étagères abîmées à changer, surveillance des niveaux d’eau de l’armoire électrique de livraison, surveillance du remplissage de bac d’évacuation du déshumidificateur, etc…)
-Respect de la confidentialité des données transportées en tenant l’armoire de livraison fermée et en s’assurant que lors du transport de dossiers dans un caddy, ceux-ci soient positionnées de façon à masquer l’identité du patient
-Resserrage/desserrage des plateaux selon le volume de dossier
-Restructuration régulière des zones.
-Participation à la gestion des destructions règlementaires
-Participation aux contrôles (optimisation, IQSS, etc…)