Adjointe Administrative SERVICE SOCIAL (MCO)

• L’adjoint administratif exécute les tâches de secrétariat, de saisie, de classement, d’archivage et d’accueil.

 Poste en CDD

Pré requis (diplôme ou expérience) :

Diplôme de secrétariat

AFFECTATION

Nom du service : Service Social – UF : 5104 :

Service d’affectation : service social

Localisation : Service social

Horaires de travail : poste à 100%, du lundi au vendredi, 35 heures 8.30h-16h

Contraintes liées au poste : remplacements et congés à organiser avec les autres secrétaires, réactivité et disponibilité importantes.

ACTIVITES SPECIFIQUES DU POSTE

Missions et objectifs généraux du service :

• Accueil et orientation des usagers : fournir des renseignements au public en présentiel, par téléphone ou par email
• Gestion administrative : traiter les courriers, enregistrer les données, gérer les dossiers administratifs et en assurer le suivi
• Rédaction de documents : rédaction de notes, comptes rendus, courriers ou rapports administratifs
• Organisation logistique : gestion des agendas, préparation de réunions et coordination des plannings
• Soutien à la dématérialisation : mise à jour des bases de données et utilisation des outils numériques de gestion
• Gestion papeterie, commandes, supervisée par le Cadre Socio-éducatif
• Classement des dossiers, documents et archivage
• Gestion des statistiques et rapports d’activités divers
• Traitement des dossiers de SMR (soins médicaux de réadaptation) via Viatrajectoire
• En lien avec les assistantes socio-éducatives constitution et suivi des dossiers d’ouverture de droit
• Secrétariat du Cadre Socio-éducatif
• Liaison avec le Bureau des entrées
• Participation aux projets de service

MOYENS MIS A DISPOSITION

£ Dispositifs médicaux __________________________________                 S Logiciels :  bureautique, messagerie, intranet, internet, Via Trajectoire SMR et EHPAD, CHRONOS, DX CARE (dossier            patient informatisé.

S Ressources humaines : équipe sociale hospitalière composée d’un cadre socio-éducatif, 3 secrétaires et 17 assistants sociaux

x Moyens logistiques : bureau personnel au service social– poste informatique (PC, téléphone, DECT, possibilité de véhicule du CH pour démarches extérieures, papèterie délivrée par le budget du service social après accord du cadre socio-éducatif)          £ Autres :

SAVOIR-FAIRE

CONNAISSANCES

MANIERE DE SERVIR

L’évaluation du professionnel portera sur les 3 aptitudes suivantes :

• capacité d’adaptation,
• capacité à travailler en équipe,
• comportement adapté dans ses relations avec autrui.

RISQUES PROFESSIONNEL DUERP 21 : Risques psychosociaux / agression, violence

• Risques communs à tous les services administratifs : travail sur écran, RPS
• DUERP 369 : Risque routier / déplacements occasionnels

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Principales liaisons transversales internes et externes :

• avec sa hiérarchie (cadre socio éducatif et direction)
• avec l’encadrement médical et paramédical des services cités
• avec ses collègues (assistants socio éducatifs)
• avec les unités de soins de l’hôpital
• avec les structures d’aval pour le parcours de soins du patient
• avec les différentes administrations en lien avec ses tâches au plan social (CPAM, MDPH, CAF…)

Parcours formatif (cf plan de formation de l’Etablissement) :

Parcours formatif des personnels hospitaliers : incendie, identitovigilance, gestes d’urgences, accueil et droits des patients

Parcours formatif spécifique aux adjoints administratifs : formations annuelles en fonction des objectifs du service social et des besoins de l’agent.