GESTIONNAIRE ADMISSIONS FRAIS DE SEJOUR TRAITEMENT EXTERNE

Définition

Accueillir les patients, recueillir et traiter les données nécessaires à son identification et à la facturation de l’activité

Pré requis (diplôme ou expérience) :

BAC + 2

Expérience de 5 ans au sein d’un bureau des entrées

AFFECTATION

Nom du service : BECE – UF : 5106

Mission et objectif généraux du service :

Le Bureau des Entrées assure l’accueil, l’information et la prise en charge administrative des patients et usagers tout au long de leur parcours de soins. Il garantit la fiabilité de l’identification des patients, la constitution et le suivi des dossiers administratifs, ainsi que la gestion de la facturation et du recouvrement des recettes hospitalières.

Le service veille à la qualité de l’accueil, à la continuité de service et au respect des procédures réglementaires relatives aux droits des patients, à la facturation des soins et à la confidentialité des informations. Il participe également à l’optimisation de la chaîne Accueil-Facturation-Recouvrement (AFR) en lien avec les services médicaux, soignants, administratifs et les organismes extérieurs.

Amplitude de travail : De 7h30 à 18h au niveau du bureau central du lundi au vendredi avec un roulement sur 35 heures hebdomadaires et effectue les astreintes du week-end et jours fériés selon un roulement

Contraintes (astreintes, …):

Les gestionnaires doivent être en capacité d’occuper l’ensemble des activités du bureau des entrées

En période de clôture, les plages horaires peuvent être adaptées et étendues en fonction des nécessités de service.

ACTIVITES SPECIFIQUES DU POSTE

Bureaux des entrées

• Accueil physique et téléphonique des patients, familles et usagers
• Information, orientation et accompagnement administratif des patients
• Constitution, mise à jour et contrôle des dossiers administratifs
• Vérification des droits ouverts auprès des organismes d’assurance maladie et complémentaires
• Saisie et contrôle des données administratives dans les logiciels métiers
• Gestion des admissions, préadmissions et sorties administratives
• Facturation des consultations, hospitalisations et actes externes
• Contrôle de la conformité et de la complétude des dossiers avant mise en facturation
• Traitement des anomalies, rejets et contentieux de facturation
• Suivi des dossiers en lien avec les organismes payeurs, la trésorerie et les mutuelles
• Participation au recouvrement des créances et au suivi des restes à charge
• Encaissement des recettes selon les procédures en vigueur
• Application des règles d’identitovigilance, de confidentialité et de qualité
• Collaboration avec les services médicaux, soignants, sociaux et administratifs
• Participation à la continuité de fonctionnement du bureau des entrées et de la chaîne Accueil-Facturation-Recouvrement (AFR).

Accueil Central

• Accueil, information et orientation des patients, usagers et accompagnants
• Gestion des demandes de renseignements administratifs et organisationnels
• Commande et coordination des transports sanitaires et taxis conventionnés
• Gestion administrative liée aux formalités de décès
• Réception, tri et distribution du courrier
• Participation à la continuité de l’accueil institutionnel et à la qualité de prise en charge des usagers

MOYENS MIS A DISPOSITION

x Logiciels : _PASTEL, CDRi, CDR, 4Axes, DXCARE, TU, Bureautique, Messagerie, Intranet, CHRONOS, ROC, DIGIHOSP, Bornes

x Ressources humaines : 37 ETP

x Moyens logistiques : bureau, scanner, imprimante, téléphone

CONNAISSANCES

MANIERE DE SERVIR

• Sens de l’accueil et du service public
• Rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Qualités relationnelles et capacité d’écoute
• Esprit d’équipe et collaboration avec les différents services
• Capacité d’adaptation et gestion des priorités
• Réactivité et autonomie dans l’organisation du travail
• Respect des procédures institutionnelles et réglementaires
• Maîtrise de soi face aux situations complexes ou sensibles
• Assiduité et implication dans les missions confiées

RISQUES PROFESSIONNELS

Se référer au document unique de l’établissement.

• Risques psychosociaux liés à l’affluence ou aux situations conflictuelles
• Travail prolongé sur écran et risques de troubles musculosquelettiques (TMS)
• Fatigue visuelle et postures statiques prolongées
• Gestion émotionnelle des situations difficiles (décès, précarité, urgences sociales)
• Contraintes organisationnelles liées à la continuité de service et aux flux d’activité
• Stress lié aux délais de traitement et aux exigences réglementaires

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Le Bureau des Entrées est placé sous l’autorité du Directeur des affaires financières, avec un pilotage assuré par la responsable de la chaîne facturation et l’adjointe des cadres. Il est organisé en plusieurs secteurs : le Bureau des Entrées Central, les Bureaux des Entrées spécialisés (Gynécologie, OPH/ORL, Médecine et Urgences), la cellule APF Mobile, l’Accueil Principal, le Pôle Facturation et Coopération Internationale ainsi que le Pôle Contentieux.

L’ensemble des équipes assure les missions d’accueil, d’admission, de gestion administrative des dossiers patients, de facturation, de recouvrement et de coordination avec les différents services internes et partenaires externes.

Liens fonctionnel internes et externes :

• Les médecins et le personnel soignant
• Les pharmaciens et les préparateurs en pharmacie
• Les secrétaires médicales
• Les guichets des consultations externes et des hospitalisations
• Les assistantes sociales
• Les CPAM, le Trésor Public et les organismes complémentaires
• Le service informatique
• Les techniciens de l’information médicale
• Les patients et les usagers
• Le reposoir
• L’aumônerie
• Les ambulanciers
• Les pompiers, gendarmes, gardiens de la paix et surveillants pénitentiaires

Expériences professionnelles souhaitées

Accueil et facturation dans un précédent établissement public hospitalier

Parcours de formation institutionnel

  Sécurité incendie, gestes de premiers secours, gestion des situations exceptionnelles, PRAP et sensibilisation aux risques psychosociaux

  Identitovigilance