GESTIONNAIRE RH AUX AFFAIRES MEDICALES REFERENT SENIOR ET JUNIOR CDD 3 mois

Définition :

Réaliser les activités de gestion RH, dans le respect des règles et procédures définies.
Recevoir, informer, conseiller les professionnels de l’établissement.

Pré requis (diplôme ou expérience) :

Diplôme en Secrétariat ou Gestion Administration (niveau BAC ou BTS) , ,  

Maîtrise des techniques de secrétariat et de la bureautique,

Connaissance du fonctionnement hospitalier

                                                                                                                                                            AFFECTATION                                                

Nom du service : Direction des Affaires médicales – UF : 5933

Mission et objectif généraux du service : Gestion des activités liées à la gestion administrative des ressources médicales

Capacités d’accueil : environ 250 ETP de personnels médicaux (dont internes)

Localisation : RDC du bâtiment de la Direction Générale

Horaires de travail : poste à temps plein sur une base de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

Contraintes (astreintes…): Compte-tenu des activités, des débordements horaires à prévoir. Congés à organiser avec les gestionnaires des affaires médicales, un seul départ en même temps pour assurer la permanence du service.

                                                                                                                                     ACTIVITES SPECIFIQUES DU POSTE                                                                                                                       

Au titre de la gestion des personnels médicaux :

• Gestion de la paie :
  • Contrôle des plannings du logiciel de GTT (notamment la permanence et continuité de soins) et transmission des éléments variables de paie valorisés
  • Mise en œuvre des procédures de contrôle de paie dans le respect des procédures applicables et des délais impartis (requêtes de contrôle et actions à mener en fonction des anomalies constatées, etc.) notamment avec le prestataire en gestion externalisée de la paie
  • Mise à jour des tableaux de suivi et échéancier de paie
  • Contrôle de la paie en binôme avec un agent des affaires médicales
  • Suivi, contrôle et paiement des variables de paie (primes, indemnités, gardes, astreintes, TTA…).

• Gestion administrative du personnel, gestion des carrières
• Accueil physique, accueil téléphonique
• Ouverture, tri et répartition du courrier et du courriel
• Classement et archivage (papier et/ou dématérialisé)
• Rédaction et renouvellement des contrats et conventions à partir de modèles
• Mise à jour des tableaux de suivi
• Constitution des dossiers administratifs des praticiens et vérification des documents obligatoires
• Suivi spécifiques du recrutement et accompagnement des médecins étrangers : titres de séjour, autorisations de travail, diplômes, Inscription à l’ordre des médecins, convention de stage
• Production de documents administratifs à la demande de praticiens (Rédaction d’attestations diverses; demandes d’autorisations de travail auprès de la DIRECCTE)
• Production de documents administratifs liés à la carrière des praticiens (courriers, attestations, décisions de nomination, conventions, avis divers, changements de statut et d’échelon)
• Attestation pôle emploi
• Assurer la gestion et le suivi des absences pour motif de maladie, longue maladie, longue durée, accident de travail, maternité, paternité, grève, induisant une gestion des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) avec déclaration net-entreprise.
• Gestion des retraites : accueil et entretien avec les praticiens concernés, apport de conseils et d’orientation aux praticiens qui envisagent un départ à la retraite
• Avancement d’échelon

• Suivi du temps de travail médical
  • Suivi des tableaux de service et de la GTT médicale (communication avec les chefs de service et aide à la saisie, formation utilisateur ou chef de service, mise à jour des plannings des internes et des urgences, validation des plannings et transfert élément de paie)
  • Rédaction et renouvellement des contrats de TTA
  • Paramétrage du logiciel de GTT
  • Mise à disposition mensuellement des tableaux de gardes et astreintes sur l’intranet
  • CET : gestion de la campagne.

Au titre de la gestion spécifique des internes, FFI, docteurs junior et stagiaires associés :

• Gestion des internes et docteurs junior
  • Suivi des campagnes d’agrément et de validation de l’université,
  • Suivi des demandes de postes auprès de l’ARS et participation aux réunions d’affectation,
  • Elaboration des tableaux de répartition des internes par pôle et par service, et constitution des dossiers administratifs,
  • Supervision des tableaux de garde des internes,
  • Suivi attribution des logements à l’internat,
  • Constitution des dossiers, saisie informatique, DUE.
• Gestion des internes hors subdivision
• Gestion des stages des étudiants (élaboration des tableaux de répartition des externes par pôle et par service, etc)
• Suivi du temps de travail des internes et des médecins en formation
  • Suivi des tableaux de service et de la GTT (communication avec les chefs de service et aide à la saisie, formation utilisateur ou chef de service, mise à jour des plannings des internes et des urgences, validation des plannings et transfert élément de paie)
  • Paramétrage du logiciel de GTT
• Particularité des stagiaires associés
  • Etude de la recevabilité des candidatures
  • Rédaction des conventions
  • Demande d’autorisation de travail à la DIRECCTE
  • Suivi des visa et titre de séjour
• Mise à jour du livret d’accueil,
• Préparation de la journée d’accueil des internes au sein du CHC SV (programme, calendrier, logistique, etc.)
• Organisation logistique de l’arrivée des internes, Docteurs juniors et stagiaires associés (badge, code informatique, tenues professionnelles, etc.)

Au titre de la venue des commissaires aux comptes, URSAFF :

• Rédaction de procédures propres à son domaine de compétences
• Editions/Extractions des documents demandés.

Ces activités sont soumises à évaluation et sont susceptibles d’évoluer.

                                                                                                                                                          MOYENS MIS A DISPOSITION                                                                                                                              

• Dispositifs médicaux : xLogiciels : Pack office, intranet, GT Med, logiciels métiers MRH MPH, BO, MAGH2, CHRONOTIME et GESFORM                                                                                                                        

xRessources humaines : au sein de l’équipe DAM à ce jour: 1 DAM/DRH, 1 responsable RH, 3 gestionnaires RH    

xMoyens logistiques : bureau, PC, imprimante, copieur multifonction, scanner, tél

                                                                                                                                                          SAVOIR-FAIRE                                                                                                                                             

                                                                                                                                                        CONNAISSANCES                                            

                                                                                                                                                    MANIERE DE SERVIR                                                                                                                                    

L’évaluation du professionnel portera sur les aptitudes suivantes :

• capacité d’adaptation,
• capacité à travailler en équipe,
• comportement adapté dans ses relations avec

                                                                                                                                             RISQUES PROFESSIONNELS                                                                                                        

• DUERP 138 : Risques psychosociaux / Stress – Accueil de personnes et visiteurs exigeants – Appels téléphoniques
• DUERP 207 : Risque lié au travail sur écran / Fatigue visuelle
• DUERP 214 : Risque lié au travail sur écran / Gestes et postures /TMS

                                                                                                                                    INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES                                                                                         

Liaison hiérarchique et fonctionnelle:

L’agent est sous la responsabilité hiérarchique du responsable RH des affaires médicales,

Principales liaisons transversales internes et externes :

• Personnels médicaux
• Directions fonctionnelles de l’établissement
• Tous autres services de l’établissement
• Etablissements du GHT
• DGFIP
• Prestataires SIRH (Okantis, MainCare)

Expériences professionnelles souhaitées

• en établissement hospitalier

Parcours formatif (cf plan annuel de formation)

• Formations institutionnelles :
  • GQS
  • Incendie
  • RPS

• Formations liées au métier / service :
  • Bureautique
  • Gestion du temps de travail des personnels médicaux
  • Accueil,
  • Gestion du stress et de l’agressivité,
  • Assertivité
  • Formations spécifiques liées à la gestion des ressources humaines médicales